13 pasos para organizar una Boda espectacular como una Wedding Planner.

Como organizar tu Boda como una profesional.
Si estás empezando a planear tu Boda y decides organizarla tu misma, te damos algunos consejos y recomendaciones para hacerlo como una profesional.

Como punto importante es que tendrás que tratar con numerosas empresas y profesionistas los cuáles estarán involucrados en tu evento, recuerda que todos los acuerdos deben quedar por escrito y preferentemente por contrato para evitar malos entendidos y disgustos.

1.- Antes que nada, define el número de invitados, el estilo de la Boda y el presupuesto.

Éstos puntos son la base sobre la que tomarás las demás decisiones de tu Boda, por lo que es importante que antes de que realices cualquier compra o contratación definas éstos puntos.

Muchas veces a los novios les gana la emoción y deciden comprar decoración de cristal en un evento que se realizará en el campo (donde sería más adecuada una decoración con flores) o bien que la novia compró un vestido con cola larga en una Boda que será de tipo campestre. Después se dan cuenta que finalmente no van de acuerdo al estilo y tienen que realizar cambios no deseados o bien volver a comprar cosas, lo cual incrementa el costo, se pierde tiempo y origina estrés.

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2.- Establece lo antes posible el lugar de la Ceremonia religiosa y la recepción.

Una vez que sepas cuánto dinero quieres gastar y cuántos invitados tendrás, puedes reducir tu búsqueda basándote también en si quieres una boda durante el día o la noche, o bien si te imaginas casándote en un castillo, en un hermoso salón o en la playa. Te ayudará hacer un listado de los requisitos mínimos que debe cumplir el lugar.

3.- Lleva en tu bolsa herramientas para la planeación (una libreta, pluma, cinta métrica, etc).

Siempre ayuda llevar donde tomar notas, una cinta en la que puedas medir el tamaño de las sillas, la altura de los centros de mesa, el espacio donde se puede colocar el pastel, etc. Tomar fotos de los modelos de invitaciones que te gustaron, las ideas que viste, etc . No olvides tenerlas a la mano, así como el directorio de los proveedores por si quieres hacerles alguna consulta.

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4.-Contrata lo antes posible a los proveedores estratégicos.

Un tema que te quitará mucho estrés de encima es contratar con anticipación a los proveedores que sean más importantes (el lugar de la recepción, fotografía, etc) y después por los que tengas una preferencia especial (un grupo de música, la florista que amas). El resto puedes irlo haciendo poco a poco en orden de importancia de mayor a menor.

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5.- Acerca del vestido de novia.

Un tema que causa mucha controversia y emoción es el vestido de novia. La búsqueda puede ser verdaderamente estresante dado que generalmente mucha gente que te quiere también tiene su propia opinión acerca del estilo de vestido que debes usar. Nuestra recomendación es, recuerda que es tu Boda y nunca se repetirá, por tanto, mantén tu opinión ante la presión de los demás. Por otro lado, recuerda mantener el estilo del evento también en el vestido. Una boda elegante y nocturna requiere un vestido que vaya a juego, no se recomienda usar un vestido tipo playa por más lindo y a buen precio que éste.

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6.- Considera a tus invitados.

Sabemos que tu Boda es un evento en el que has soñado muchas veces, pero es importante mantener un equilibrio entre el sueño y la realidad. A veces ese lugar de recepción tan bonito pero distante y difícil de llegar puede no ser tan buena idea. O bien, una ceremonia en la tarde y una recepción nocturna puede ser complicado y cansado para todos. Las personas valoran los pequeños detalles considerando la comodidad de los invitados.

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7.- Organiza tu equipo de ayuda con la familia y amigos, ¡sí! se vale.

Si no vas a tener una wedding planner puedes pedir a tus amigos cercanos y a tu familia que te ayuden con algunas tareas, como encargarse de ubicar a los invitados a su mesa, entregar los recuerditos de boda, hacer pequeños detalles de decoración en el lugar de la recepción, etc. Recuerda que es importante que éstas tareas no sean tan pesadas o estresantes como para impedirles que disfruten ese gran día.

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8.- Entre más anticipación tengas para organizar tu Boda, más tiempo tendrás para poner atención a los detalles.

El tiempo ideal que se requiere para planificar una boda es un año, en ese tiempo y una vez que defines los temas principales de los que ya hemos hablado, puedes empezar a ver detalles, cómo los listones que llevarán las invitaciones, los protectores de zapatos que usarán las damas en la playa, los agradecimientos que darás a los padrinos, y todo lo que se te ocurra y esté dentro de tu presupuesto.

También el tiempo te da la ventaja de poder hacer algunas cosas tu misma, como personalizar las invitaciones a mano, o los recuerdos de boda.

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9.- Establece una red de contactos entre los proveedores que lo requieran.

El florista debe de tener contacto con la persona responsable de la recepción, para coordinarse en horarios, entrada de acceso, entre otros. Lo mismo para el pastelero, el decorador, etc. Platica con cada uno con anticipación y pregunta con que otros proveedores requieren coordinarse y así el día del evento eviten llamadas innecesarias contigo (muchas veces mientras te están peinando te llama el pastelero porque no sabe dónde colocar el pastel y no sabe a quién preguntar en el salón).

10.- Establece un calendario de actividades y de pagos.

Si, sabemos que el tema del cronograma de actividades no es lo más divertido del mundo, pero créenos que te ayudará a tener orden y a no olvidar asuntos que después se pueden volver un problema. Así mismo el control de los pagos te ayudará a programar los gastos de una forma más eficiente.

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11.-Crea un correo electrónico especial para el gran evento.

Es un pequeño detalle, pero hará una gran diferencia. Crea un correo por ejemplo boda.mariaypedro@hotmail.com y proporciónalo a todos los involucrados para tratar temas del mismo. Te evitaras una oleada de correos de tu boda en el email del trabajo y podrás dar una respuesta ordenada y más sencilla de tus pendientes.

12.- Pide consejos a los profesionales, escucha lo que tienen que decir y después decide.

Muchas veces nos comentan los decoradores de eventos que las novias quieren casarse en invierno, pero desean decorar con una flor que solamente se da en verano y a pesar del consejo que les dan de usar flores de temporada, terminan pidiendo una flor que se daña con facilidad, es más cara y requiere manejos especiales que complica su uso.

Como éste punto hay otros que les pasa a otros proveedores, recomendaciones como considerar no exceder el peso que puede tener una figura de pastel para que no hunda en el pastel, o que tan altos pueden ser los centros de mesa para que no estorben la conversación, etc. Busca a profesionistas reconocidos y confiables, platícales tu idea, pídeles su opinión y escúchalos, la experiencia que tienen no puede ser reemplazada y es un gran plus que puede lograr una gran diferencia en cómo va a lucir tu Boda.

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13.- Si es posible, contrata a una Wedding Planner (imprescindible que tenga experiencia y sea confiable).

Si te es posible, contrata a una wedding planner que ofrezca servicios integrales, te sorprenderás de saber que muchas veces cuesta lo mismo que hacer contrataciones por separado y te evitaras muchos dolores de cabeza. La experiencia (no nos cansamos de decirlo) te evitará problemas que pueden hacer que no disfrutes tu evento como deberías. También te permite delegar asuntos importantes pero que tú no puedes atender por falta de tiempo y que te permita ver otros detalles que puedes disfrutar como la entrega personal de las invitaciones de tu boda.

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Esperamos que estas recomendaciones te ayuden a tener la boda de tus sueños, empieza con la tarea lo antes posible.

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